S’organiser pour travailler, 100% sur le web ! 

Que vous soyez entrepreneur ou salarié, vous utilisez probablement des outils d’organisation connectés. Des outils de gestion comme un agenda en ligne, votre système de mail, un outil de mesure du temps passé sur les projets, etc sont aujourd'hui indispensable pour optimiser son travail.

Après avoir réalisé la Masterclass "1h pour construire ton calendrier éditorial" en mai 2021, dédiée aux entrepreneurs, il m’a souvent été demandé quels étaient mes outils de prédilection pour m’organiser dans ma communication. En effet, les étapes pour devenir un auto-entrepreneur ne sont pas toujours faciles, alors si certains outils ou logiciels peuvent vous aider dans votre organisation. Et que ce soit pour la gestion de la communication, pour les projets clients ou pour publier sur le web, j’utilise une quantité d’outils en ligne, tous possédant une version freemium.

Je vous laisse donc découvrir dans cet article les 5 outils indispensables à mon organisation, que je vous recommande, et leur fonctionnement. 

Dans cet article vous allez découvrir des outils pour :

• Votre communication avec Airtable, Mailerlite et SocialChamp
• Optimiser votre temps : avec Toggl track et SocialChamp vous mesurez et gagnez du temps
• Gérer vos projets, en solo ou en équipe : grâce à Flowlu et Airtable

Mes outils organisationnels de prédilection en 2021

1/ Airtable pour organiser vos projets et vos communications (et bien plus !)

Le premier outil que je souhaite vous présenter est Airtable. Je suis véritablement fan de cet outil en ligne. Possédant une version freemium extraordinairement grande, Airtable est THE outil de planification par excellence. 

Si je devais résumer Airtable en une phrase, c’est un mélange entre le bon vieux tableur Excel et les cartes de Trello. Il allie design, efficacité, clarté et très grande adaptabilité. Grâce à ces différentes vues en kanban, en listes, en calendrier, questionnaire ou en diagramme de Gantt, cet outil offre de nombreuses possibilités et s’adapte très facilement à vos besoins et vos affinités. 

En effet, l’outil rassemble les fonctionnalités de : 

• Feuilles : à l'image d'un tableur, avec une possibilité de trier les colonnes, leur attribuer des typologies (listes déroulantes, texte, images...)
• Kanban et gestion de projet collaboratif : la vue en kanban (ou cartes) est agréable pour travailler. Pour le côté collaboratif, ce que j'apprécie particulièrement est le fait de pouvoir nommer un collaborateur sur une ligne ou une case. De même, il est possible d'annoter une entrée (ligne ou carte) et de taguer un collaborateur. 
• Bases de données : pour enregistrer des informations ! 
• Création de formulaires et enquêtes avec possibilité de les mettre en ligne, ou sur votre site web. Vous pouvez même proposer l’upload de fichier via ce formulaire (très rare de voir cela dans une version gratuite). C'est un formulaire 100% modulable que vous créez, comprenant des cases à cocher, listes déroulantes, textes, images, questions conditionnelles, etc. 
• Calendrier : très utile pour planifier ses publications sur les réseaux sociaux, ou ses futurs articles de blog. 

Cette liste concerne une utilisation « classique » de l’outil, dans sa version gratuite uniquement. La version payante vous offrira encore d’autres fonctionnalités bien plus poussées. En effet, Airtable vous permet de créer vos propres « applications » : des tâches automatisées, une connexion à d’autres logiciels. Je n’aborderai même pas sa puissance si on l’associe avec un outil qui connecte les applications entre elles comme Zapier. 

Je l’utilise essentiellement pour la gestion de ma communication. En prenant exemple sur un des nombreux template d’Airtable, je me construis une base de communication : sujet, réseau social, image, texte, date de publication, etc. 

Le gros plus d’Airtable, au-delà de son design très agréable à utiliser, est qu’il permet de créer des documents partagés. Il est donc possible de se taguer entre nous, et de recevoir les notifications par mail (utile par exemple pour valider des publications). 

Contrairement à son principal concurrent Notion, Airtable est un outil qui ne demande aucune connaissance technique, aucune programmation (car ils proposent des templates existants ajustables). En d’autres termes, tout le monde peut l’utiliser et cette application peut vous aider à organiser votre activité de freelance.

2/ Flowlu pour la gestion de projet de toute l'équipe

Flowlu, c'est une plateforme d'exploitation commerciale tout-en-un qui contient tous les outils essentiels pour la gestion des projets, des tâches, des finances et des clients. Flowlu offre un aperçu approfondi de tout ce qui se passe dans votre entreprise (même si vous êtes un solo-preneur). Vous pouvez suivre chaque partie de votre entreprise, du temps passé par votre équipe et sa charge de travail aux coûts globaux et aux factures des clients.

J’ai découvert cet outil dans un deal de AppSumo, avec un LTD très intéressant. Cet outil possède également une version Freemium bien avancée. Il est en plein essor et ne cesse de dévoiler de nouvelles fonctionnalités.

En effet avec Flowlu vous pouvez : 

• Partager des documents et les stocker en ligne de manière sécurisée.
• Partager des informations en utilisant le chat interne de votre entreprise, dans flowlu. Mais également en faisant des annonces, en taguant des personnes de votre team, etc.
• Gestion de projet : avec des workflows à créer sur-mesure, des timelines, des divisions en tâches, jalons, objectifs.
• Gestion de client : avec la possibilité de créer des devis, des factures, de les envoyer directement via la plateforme et même d’avoir un portail client pour le paiement en ligne. Vous pouvez aussi créer des produits ou des taux horaires pour faciliter la création de factures.
• Consulter vos e-mails professionnels (en connectant votre compte mail professionnel à flowlu en un clic) et votre calendrier ! Vous pouvez dans votre calendrier afficher vos rendez-vous, vos évènements mais aussi les tâches que vous avez créées.
• Garder un œil sur le temps passé sur les projets, sur les tâches, mais aussi pour vos équipes. Là, ce n’est pas mon préférer pour le tracking du temps, je préfère un autre outil dont je vous parlerai un peu plus loin. 
• Répertorier les connaissances entreprise à travers un Wiki-entreprise (ou Knowledge Bases ici). Il s’agit ici d’un très grand « plus » de Flowlu. L’ajout d’une base de connaissance entreprise est une véritable mine d’or. Si vous avez souvent de nouvelles recrues, ou des prestataires externes, cela est essentiel. En choisissant de partager soit en interne, soit en externe, ces connaissances, vous offrez un accès facilement à la connaissance. Concrètement, cela me permet de répertorier les différentes phases de création d’un site web par exemple, ou encore la programmation des publications.
• Et bien d’autres encore …

Bref, Flowlu est mon outil CRM de prédilection et je suis particulièrement satisfaite de cette trouvaille. Je vous le recommande vraiment. 

Gros plus : une application téléphone qui permet de recevoir des notifications (du chat, des mails, des projets) sur son téléphone et rassemblé sur une seule app ! 

3/ Toggl Track pour une gestion simplifiée de votre temps

Voilà un merveilleux outil de tracking. L’idée est de savoir combien de temps nous passons sur quel projet, ou sur quelle partie de notre projet. Ce que j’aime tout particulièrement c’est sa simplicité d’utilisation et son design efficace. 

Sur Toggl Track, vous pouvez entrer vos projets pour comptabiliser facilement votre temps passé dessus. Si vous êtes salarié·e en entreprise, cet outil vous permettra de vous rendre compte du temps que vous consacrez aux différents projets. Vous saurez ainsi quelles tâches sont les plus chronophage au sein de chaque projet.

En tant qu'entrepreneur, être en capacité de mesurer le temps passé par clients, projet et tâche est essentiel pour optimiser son organisation et ses revenus. Grâce à Toggl, je peux alors compter le temps passé sur chaque client, de manière extrêmement détaillée. Cela me permet également de facturer des projets avec un taux horaire et envoyer des preuves PDF jointes à la facture

Pour mesurer le temps sur vos projets, il suffit d’ajouter et de nommer un projet dans votre espace personnel ou votre espace d’équipe (gratuit). Vous avez la possibilité d’ajouter un ou plusieurs clients et collaborateurs ainsi que vos collègues qui travaillent sur le projet. 

Une fois créé, vous allez pouvoir enregistrer le temps que vous passez dessus. Pour ajouter un temps, il suffit d'entrer la description de la tâche, le projet associé, la date, l’heure de début et l’heure de fin de la tâche, ou tout simplement appuyer sur "play". Votre temps sera ensuite directement comptabilisé dans le projet.

Pour retrouver le temps total passé sur un projet ou pour un client, Toggl Track propose dans « Reports », des bilans résumés ou détaillés. Ces bilans sont téléchargeables au format PDF et CSV pour faciliter le partage à vos collaborateurs et clients. 

C’est pourquoi j’utilise Toggl Track au quotidien. L’outil reprend simplement toutes les fonctionnalités nécessaires à un logiciel de suivi de temps. Il est possible d’y travailler en équipe. La facilité d’utilisation permet à tous les collaborateurs de s’adapter rapidement au logiciel. 

Toggl existe en version payante mais la version gratuite permet déjà d’accéder à toutes les fonctionnalités mentionées !

Enfin, Toggl est téléchargeable sur votre ordinateur et votre smartphone avec l’application mobile. Ainsi vous pouvez accéder facilement à toutes vos données de suivi de projets depuis n'importe quel device.

4/ MailerLite pour envoyer vos mails à votre communauté

Côté newsletter, j’utilise MailerLite pour faire, envoyer et automatiser mes mails Epionea. C’est pour moi l’outil de newsletter le plus complet et intéressant en version gratuite. 

Avec MailerLite vous pouvez : 

• Construire des listes d’abonnés et de contacts (directement depuis votre site web ou des landings pages)
• Envoyer et programmer des mails originaux et personnalisés. Grâce à des fonctionnalités avancées comme l'envoi de questionnaires de satisfaction, d'évènements, de vidéos, etc.
• Élaborer newsletters personnalisées. Grâce au large choix de templates et de blocs : des articles, des images, des boutons, des timers, des en-tête avec votre logo, des pieds de pages avec vos réseaux sociaux, etc.
• Automatiser une campagne d’e-mailing avec des conditions, des délais, des dates fixes, etc.
• Concevoir des landing pages et des formulaires d’inscriptions

5/ SocialChamp pour programmer les publications sur les réseaux sociaux

J’utilise SocialChamp pour programmer et publier sur les réseaux sociaux. Cette plateforme en ligne est plutôt économique. Elle permet de programmer les publications sur plusieurs réseaux sociaux, avec votre équipe et établir un système de validation, drafts, boucles, etc.

En effet sur Social Champ je peux gérer l’ensemble des réseaux sociaux d’Epionea, mais aussi ceux de mes clients :

• Pinterest
• Google My Business
• Instagram 
• Twitter 
• Facebook 
• LinkedIn

L’un des gros avantages de SocialChamp réside dans la programmation sur Pinterest. En effet, le site vous propose de publier plusieurs visuels pour un même URL sur Pinterest, dans plusieurs tableaux à la fois !

Si vous vous demandez quel est l’intérêt de faire plusieurs visuels pour un même contenu sur Pinterest, je vous invite à lire mon article de blog « Pinterest pour booster la visibilité de son site web ». 

Lorsque vous planifiez vos publications Pinterest sur SocialChamp vous avez 4 possibilités :

• publier directement avec « Post Now »
• planifier un jour et une heure précise avec « Schedule »
• faire en sorte que votre publication sorte dès qu’il y a une place disponible dans votre calendrier avec « Auto-Queue Next »
• faire en sorte que votre publication sorte dès qu’il y a une place disponible dans votre calendrier en accord avec vos horaires de publications avec « Auto-Queue Last ». Pour définir des horaires préférentiels de publications, rendez-vous dans les réglages et « Manage Queue » pour créer des Timeslots. 

SocialChamp fonctionne également en équipe donc vous pouvez facilement vous répartir les publications à programmer.

Vous l’aurez donc compris, tous ces outils sont très utile chez Epionea puisqu’ils nous permettent de : 

• suivre le travail de chacun
• se répartir plus facilement les tâches
• communiquer auprès des clients Epionea de manière efficace

J'espère que cet article vous a plu et que vous y avez trouvé quelques clefs pour optimiser votre organisation ! Je serais curieuse de savoir quels sont vos outils préférés d’entrepreneur. N’hésitez pas à me les partager sur les réseaux sociaux ou par mail 😉